交通部轄下國家門戶公務機關平常信件往來頻繁，每當發生需要調閱早期與民眾往來的信件時，卻時常由於年代久遠，同仁因硬碟空間不足早已將郵件刪除，造成溝通上的誤解無法釐清，影響行政作業。
隨著 2023 年交通部發文明確要求，所有郵件往來必須備份至少 3 年，以因應隨時可能的郵件調閱或法規需求。該公務單位為符合規定，首先確認早期採購的郵件備份系統已不符合需求，除了搜尋備份郵件精準度有明顯不足外，搜尋時的效能也不理想，因此選用 Openfind MailBase。

導入效益
郵件完整歸檔，同時確保完整與機密性
歸檔信件壓縮及去重復，節省空間與費用
確保搜尋效能及精準度，提升工作效率
可查找加密信件，同時也能讓資料不外流
因應不同情境，提供不同郵件匯出格式管道
可區分權限角色，設定不同對應權責
完整記錄，必免不當使用以提升安全性
竄改提醒，確保信件正確完整未被修改
隨時調閱郵件、災難亦可還原